E-poruke izvan ureda: sve što biste trebali (i ne biste trebali) sadržavati

U svijetu rada postoji nekoliko akronima dobrodošlice od „OOO.“ Osim što su vrata obećanja bezbrižnog postojanja, postavljanje Poruka izvan ureda na vašoj radnoj e-pošti praktičan je način da obavijestite suradnike i klijente da će vam biti teško - ako ne i nedostupni - za određenu količina vremena. Dakle, iako nema potrebe za prenaglašavanjem (ovdje ne pišete roman), svejedno je što uključite.

Možda će biti malo nespretno i robotizirati pisanje poruke izvan ureda, ali potrebno je i korisno za sve koji će pokušati doći dok srknete Mai Tais na plaži ili planinarski Machu Picchu. (Osim toga, postavljanje poruke s udaljenosti pomoći će vam da se isključite iz mreže i opustite ako imate poteškoća pri napuštanju posla.) Evo što trebate reći (a što ne reći) u autoodgovoru s odmora.

ODNOSE: 9 načina za uštedu za odmor koji ste zaslužili

1. Uključite pozdrav i odjava.

Naravno, način na koji pokrećete OOO poruku ovisit će o vašim osobnim preferencijama i radnom okruženju. Iako veliko "zdravo" nije apsolutno neophodno, morate započeti negdje, a lijepo je dodati ljudski dodir. Ako skočite pravo u "trenutno sam izvan ureda ..." osjećate se previše čudnim i odvojenim, lagano uđite u njega s jednostavnim "Zdravo tamo" ili "Hvala na vašoj e-pošti."

Isto se odnosi i na vaš potpis. Nema na čemu da završite s datumom povratka, ali ako ima smisla zatvoriti se nešto poput, "Hvala!", "Najbolje, (vaše ime)" ili "Sjajan vikend (ili ubacite ovdje praznike!"), idite za to.

2. Uključite koliko ćete biti vani.

Spominju se datumi početka i završetka: "Putujem od 3. do 7. srpnja i neću provjeravati e-poštu. Odgovorit ću na vašu bilješku čim budem mogla kad se vratim u ured 8. srpnja. "(Ne zaboravite da isključite odgovor za odmor kad se vratite!).

3. Uključite da li ćete provjeravati e-poštu ili ne.

Gosta poruka nije korisna samo kad idete potpuno izvan mreže. Možda putujete zbog posla ili radite na daljinu, čineći komunikaciju sporadičnom i WiFi vezu jadnom. Ako nećete provjeravati ili odgovarati na e-poruke, recite to (vidi gornji primjer). U suprotnom, korisno je postaviti poruku koja upozorava ljude da nećete biti pouzdano dostupni zbog obaveza putovanja ili na licu mjesta. Sve je stvar postavljanja očekivanja za one koji vas pokušavaju kontaktirati. Na primjer: "Hvala vam na noti! Putujem za fotografiranje do 3. srpnja i povremeno ću provjeravati e-poštu / imati ograničen pristup e-pošti, a možda će i sporo odgovarati. "

4. Uključite kako doći do vas (ako uopšte postoji).

Ako ćete biti dostupni u nekoj mjeri, napišite kako točno stupiti u kontakt. Na primjer: "Neću provjeriti e-poštu, ali ako me iz bilo kojeg razloga trebate kontaktirati, kontaktirajte me na moju ćeliju ..." Ili: "Ako je vremenski osjetljivo, slobodno mi pošaljite e-poštu. na (datum kada se vraćate) tako da je na vrhu moje pristigle pošte. "Ili:" Za hitne zahtjeve kontaktirajte (ime pomoćnika, kolege, freelancera ili drugog dostupnog ureda Pokrivenost)”. Prije nego što u svoj OOO prodavatelja uključite kontaktne podatke drugog suradnika, očistite ga s njima - čak i ako ste njihov nadređeni, prijava je i dalje ljubazna.

5. Izbjegavajte nepotrebne osobne podatke.

Ako nemate porodiljni / očinski dopust ili ste se vjenčali tog vikenda (!), To je sasvim u redu za uključivanje - ali to je približno onoliko koliko osobno dijeljenje treba biti automatski odgovor. Razmislite kako biste mogli reagirati na nečiju udaljenu poruku u kojoj se spominje previše osobnih detalja. Želite da osoba na kraju primanja zna a), bez obzira na to da li ćete odgovarati na e-poštu i b), kada može očekivati ​​da vam se javi. Vjerojatno je sve ostalo TMI, pa neka bude jednostavno.

ODNOSE:Najbolji način za prijavu e-pošte, ako želite brzi odgovor