Oprostite na zakašnjenju: Savjeti za etiketu e-pošte za odgođen odgovor

Svaki je proizvod koji predstavimo neovisno odabrao i pregledao naš urednički tim. Ako kupite pomoću uključenih veza, možemo zaraditi proviziju.

Svatko tko je dubok u e-poštom duga zna koliko stresno može nekome (ili puno ljudi) odgovoriti. Oni također znaju koliko je teško suočiti se s glazbom, posjedovati ugođaj i pritisnite "pošalji".

Vrijedi li priznati i ispričati se zbog kašnjenja, ili se igrati cool i ponašati se kao da ništa nije u redu? Nakon određenog vremena, vrijedi li uopće odgovoriti? Prije nego što počnete etiketa e-pošte propalice, pročitajte najveće dosjee i nemojte kasno odgovarati na e-poštu izravno od dvoje stručnjaka za etiketu (plus nekoliko primjera odgovora da započnete).

1. Prepoznajte da li kasnite s odgovorom ili ne.

"Odlučite da li stvarno kasnite ili se samo osjećate krivima", kaže Diane Gottsman, nacionalna stručnjakinja za etiketu, autorica časopisa Moderni etiket za bolji život ($9; amazon.com) i osnivač The Protocol School of Texas. "Imate 24-satni prozor ili jedan radni dan da biste odgovorili na e-poštu koja nije hitna."

2. Za većinu toga vrijedi se ispričati.

Dešava se da svi promaše rokove ili zaborave ponovo napisati - nikada ne boli priznati to prije nego što krenemo dalje. "Kad se to dogodi, potrebno je izvinjenje", kaže Jodi R.R. Smith, predsjednik savjetovanja za etiketa u Mannersmith i autor Knjiga etiketa: cjeloviti vodič za moderne načine ($10; amazon.com). "Ispričaj se i kreni razgovor naprijed."

3. Neka bude kratak i do točke.

„Cilj e-pošte je brz, informativan i sažet. Ovako se trebate nositi s nadzorom da ne reagirate brzo (namjerno ili ne) ”, kaže Gottsman. Nema potrebe da se poetizirate, dijelite TMI ili izmišljate izgovore.

"Objašnjenja često samo ometaju", kaže Smith. "Nema potrebe za stvaranjem visokih priča, a zasigurno nema potrebe za ružnom istinom."

Ako ćete ubrizgati malo osobnosti u to, Gottsman kaže da krenete s nečim jednostavnim: "Žao mi je što vam se nisam ranije vratio. Istražio sam vaš zahtjev i nehotice sam zaboravio da sam odmah odgovorio. "I ostavite to na tome.

4. Birajte svoje riječi mudro.

Naravno, ako ste bliski s drugom osobom, prikladan je ležerniji i razgovorniji ton. Gottsman kaže odgovor poput: "Oh, bože, tako mi je žao što vam dugo trajem da vam se vratim. Molim te oprosti mi! “Je sjajno za nekoga kome ste bliski, ali možda nije za profesionalnu razmjenu e-pošte s šefom. Jedan od ljubimaca s kojim se susreću ljubimci je kad izvještaj kasni odgovor upotrebom slenga, „Moje loše.“ To se čini iskrivim ili neiskrenim. Bolje se pridržavati profesionalnog isprobanog profesionalca poput "Ispričavamo se na odgodi, odmah ću se pozabaviti i bolje idem naprijed."

5. Odlučite biti bolji.

Imati e-poštu s rokom sjedanja i sjedenja u pristigloj pošti nije zabavno - a također je neprijatno i drugoj osobi. "Neka u budućnosti bude oznaka važnih poruka e-pošte kako ih se ne bi previdjeli", kaže Gottsman. "Odlaganje s kasnim odgovorom samo čini situaciju neugodnijom."

Nekoliko uzoraka e-poruka s kasnim odgovorom

Ako ste propustili važan radni rok, Smith kaže da ga posjedujete, a zatim recite hvala na strpljenju:

"Izvinite odgodu. Završavamo projekt sada, a COB će vam sutra dostaviti sve tražene podatke. Hvala vam na dodatnom vremenu jer smo uspjeli u potpunosti odgovoriti na sva vaša pitanja i veselimo se što ćemo s vama razgovarati na sastanku sljedećeg tjedna. "

Ako vam je netko poslao prijateljsku poruku bez roka, ali to podrazumijeva ljubazan odgovor, Gottsman predlaže:

"Hvala na ljubaznoj e-pošti u vezi s mojom nedavnom promocijom. Prolazio sam u uredima posljednjih nekoliko dana i vrijeme mi se odmaklo. Radujem se što ću vas kontaktirati na mikseru sljedećeg tjedna. "

Ako totalno propustio rok RSVP-a, Kaže Smith, "učinite vašu krivicu kratkom i slatkom i usredotočite se na događaj."

"Žao mi je što smo propustili vaš RSVP datum, naravno da ćemo biti na vašem posebnom događaju. Već imam haljinu i moj muž planira obući svoje cipele za ples. "

Ako ste od prijatelja ili rođaka primili loše vijesti i odustali od reagiranja, Smith voli ovaj nježni pristup:

"Vaša je e-pošta došla kao totalno iznenađenje i htjela sam pričekati dok ne budem imao miran trenutak da stvarno odgovorim. Ovo mora da je vrlo teško vrijeme... "

Jedino je vrijeme u redu da ne reagiramo

"Ako je e-pošta nešto što vas ne zanima (mislite: masovni pozivi) ili nekoga koga biste radije blokirali, pritisnite" obriši "i ne razmišljajte dvaput", kaže Gottsman.

ODNOSE: Sve što biste trebali (a ne biste trebali) uključiti u e-poštu izvan ureda