Priručnik za tehnički etiket

Jodi R. R. Smith, autorOd beznadnog do klasnog čina: Načini moderne žene($10,amazon.com): Ako imate više od dvominutnog razgovora, onda, da, oba pupoljaka moraju se pojaviti - isključite li uređaj ili ne. A to vrijedi i za Bluetooth slušalicu.
Joni Blecher, urednica urednikaLetsTalk.com: Da. Ljudi žele znati da osoba s kojom razgovaraju zaista obraća pažnju na njih.
Sue Fox, osnivačica i predsjednicaEtiquetteSurvival.com: Zapamtite da se etiketom odnosi na udobnost druge osobe. Koliko bi ugodno mogao tvoj prijatelj pokušavati razgovarati s tobom kad imaš nešto u ušima?

Je li nepristojno provjeriti svoj PDA u kući prijatelja?

Blecher: Malo. Ali ako dođete u dom svoje prijateljice i objasnite joj da morate provjeriti nekoliko e-mailova prije nego što je posjetite kako biste joj mogli posvetiti punu pažnju, ona će vjerojatno shvatiti.
Smith: Ovisi o tome kako ga koristite. Ako provjeravate nešto relevantno za vašu posjetu, onda ne. Ako naiđete na lažnju drugih e-poruka, poslat ćete poruku da vam je dosadno.

Will Schwalbe, suautorPošalji: Zašto ljudi tako loše šalju e-poštu i kako to učiniti bolje($14,amazon.com): Zamislite svoj PDA kao križaljku. Gdje god je prihvatljivo raditi križaljku, u redu je provjeriti PDA.

Koliko brzo morate odgovoriti na e-poštu? Razlikuju li se standardi za radnu e-poštu i osobnu e-poštu?

Schwalbe: Sve je u dosljednosti. Ako namjeravate odstupiti od uobičajenog, upotrijebite pomoćnika izvan ureda ili postavka automatskog odgovora kako biste obavijestili ljude zašto vas možda ne čuju tako brzo navikli su Ne želite da misle da su vas nekako vrijeđali ili da ih ignorišete.
Judith Kallos, nadgledaNetManners.com: Ako se brzo ne odgovori ― u roku od nekoliko sati, a sigurno do kraja dana ―, bilo koja e-pošta može stvoriti drugu stranu kao da ju je previdio. Naročito je važno brzo reagirati na poslovne e-mailove jer je to profesionalno i uljudno.
Anna Post, stručnjakinja za tehnologiju etiketa na Institutu Emily Post: Što prije pravilno odgovorite, to je bolje. Nikada ne ostavljajte nekoga da visi.

Pier M. Forni, autor knjigeGrađansko rješenje: Što učiniti kada su ljudi nepristojni($9.50,amazon.com): Ako osoba nije zatražila nešto konkretno ili ne osjećate hitnost, nema ništa neškodljivo u odgovoru na tekstualnu poruku "Možemo li razgovarati kasnije?"
Schwalbe: Razmislite o tome koji je najbolji način za odgovor. Na primjer, ako vas je netko zvao da negdje potražite upute, odgovorite putem e-maila kako biste mogli poslati kartu.
Blecher: Ako nekom pošaljete poruku jer ne želite razgovarati, a osoba vas nazove, ne odgovarajte. Ako odgovorite, druga će osoba odmah osjetiti vaše loše raspoloženje i možda će se uvrijediti. Samo povratno poruku o kojoj sada ne možete razgovarati, ali nazvat ćete kasnije. Prijatelj će vam zahvaliti.

Je li BCC (slijepa kopija) na e-mail skroman?

Schwalbe: Da, i to je opasno jer vaš BCC može biti izložen ako slijepi primatelj odgovori Odgovori svima ili e-poštu proslijedi nekom drugom. Da biste se zaštitili od toga, pošaljite poruku odvojeno s objašnjenjem.
Kallos: Da biste to učinili kako bi netko izgledao loše ili je netko e-maženje na nekome nije prikladno. BCC je najbolje koristiti za zaštitu adresa e-pošte vaših kontakata od izlaganja strancima.
Smith: BCC može biti lukav, ali i koristan. Ako smatrate da bi rasprava o e-pošti koju ste imali mogla prerasti u veći problem, možete BCC-u šefu dati do znanja da je svjestan. Samo je nemojte preplaviti primjercima svake e-pošte koju pošaljete.

Je li u redu razgovarati na mobitelu kada naručujete hranu, kupujete kosu, kupujete novac itd.?

Blecher: Nepristojno je razgovarati telefonom u interakciji s drugima, bez obzira na to tko su.
Post: Ne. Ne zaboravite na ljude oko vas, čut će vaš razgovor.
Smith: Trebate se odnositi prema svima zajedničkom pristojnošću i poštovanjem. Dakle, ne činite to nikome.

Kako završiti dugotrajnu razmjenu e-pošte?

Schwalbe: Kad su pingovi naprijed i natrag prešli na jednu riječ, to znači da je razgovor završen. Ako dobivate previše e-poruka, to može značiti da šaljete previše.
Smith: Ako je dobra prijateljica, recite joj da je sjajno šaljivo, ali morate ići. Ako je mušterija prijateljica, recite joj da se morate vratiti na posao, ali voljela bi vas sustići kada je vidite sljedeću.
Forni: Prvo se podsjetite da je vaše vrijeme upravo tako. Zatim recite: "Linda, voljela bih razgovarati, ali danas imam sastanke natrag i moram doći na posao."

Schwalbe: Ako možete nekome pohvaliti nagradu ili promociju, to pokazuje da ste napravili domaći zadatak. No dostavljanje osobnih podataka moglo bi biti neodređeno. Kad se družimo, mislim da ljudi očekuju da ih prije Googlea upoznate s Googleom.
Smith: Pronaći nešto o toj osobi što bi nedavno bilo tiskano u novinama ― novom klijentu, recite ― u redu je to spomenuti. Sve drugo, poput mjesta u srednjoj školi, postaje jezivo.
Lisica: Zapitajte se u čemu biste se osjećali ugodno ako netko zna za vas. Dobre vijesti, kao što je brak, općenito su u redu, ali budite sigurni da su informacije ažurne the u posljednjih šest mjeseci relevant i bitne za razgovor. A ako ste doista morali kopati da biste dobili informacije, možda je ne biste željeli spominjati.

Da li su emotikoni prikladni za upotrebu u uredskim e-mailovima?

Kallos: Da, kada se koriste štedljivo i s diskrecijom. Ponekad ih koristim za ublažavanje udarca s kolegama kada radim snažni prijedlog ili ispravak i stvari treba olakšati.
Schwalbe: Volim ih. Oni su brz i lagan način za dodavanje prijateljskog tona, ali zapamtite da neće uvredu izvaditi Međutim, u poslu ih koristite samo s osobama koje dobro poznajete i nikad u prvom uvertirau.
Smith: Ako ih koristi druga osoba, nastavite. Ako osobu dobro ne upoznate, najbolje je da ne budete prvi.

Je li u redu izostaviti pozdrav i zatvaranje poslovnog e-maila?

Kallos: Ne. Na vas će se gledati kao nagli, pa čak i grubi. Ne zovete nekoga na telefon, započinjete razgovor i spustite slušalicu, a da ne kažete zbogom.
Schwalbe: U redu su propustiti prvu e-poštu ako se vraćate kratkim porukama.
Smith: Poslovne e-poruke često se ispisuju i distribuiraju ljudima koji vas možda ne poznaju i što radite, pa biste trebali uključiti svoje puno ime, naziv, tvrtku i kontakt podatke kao dio svojih potpis.

Slučajno ste proslijedili e-poštu prijatelju u kojem ste (pomaknite se prema dolje) loše zavarali njenog partnera. Što radiš?

Smith: E-pošta je prepuna opasnosti. Odmah je nazovite, recite joj da ste poslali e-mail koji niste trebali poslati, i molite za oproštaj.
Kallos: Morate je nazvati da joj kažete koliko vam je žao. To neće biti lako, ali dizanje telefona je prava stvar. I zapamtite da je dobro korištenje tehnologije sve u detaljima. Prije nego što pritisnete Pošalji, pogledajte malo što upućujete kome.
Post: Pokušaj da opravdate ili objasnite štetne stvari koje ste rekli samo će pogoršati. Ispričaj se i pitaj ima li još nešto što možeš učiniti kako bi stvari bile ispravne.

Je li u redu slati SMS-ove ili slati velike vijesti (novi posao, trudnoća)?

Smith: Budući da oni koji su nam najbliži nisu uvijek u blizini, a okupljanje svih odjednom može biti izazov, e-mail je u redu za dobre vijesti. Recite nešto poput "Obično bih vam to rekao osobno, ali htio sam vam istovremeno otkriti sve što očekujem!"
Kallos: Možete podijeliti dobre vijesti poput ove s prijateljima, ali ne bih e-mailom poslao e-poštu da sam zaručen!
Post: Ovisi o vašoj publici. Dobro pravilo je da ako su to ljudi s kojima najčešće komunicirate putem e-pošte, to je u redu.

Smith: Recite da volite njen blog, ali kako je neki čitatelji ne poznaju kao vi, možda pogrešno protumače ono što ona govori. Ako postane obrana, odustani. Ali ako informacije na njenom blogu stvaraju sigurnosne probleme ― kao što bi ona mogla privući lopovluk ― moralno ste dužni da joj kažete.
Schwalbe: Postavio bih to kao pitanje, kao što je "Kako odlučiti što je previše osobno za vaš blog?". To joj daje prilika da proglasi filozofiju (u tom slučaju to je njezino poslovanje) ili da priznam da je nema. U tom slučaju vaš će unos možda biti dobrodošao.
Lisica: Neželjeni savjet je teško dati, ali potrebno je progovoriti u ovakvoj situaciji. Prije nego što date konkretne primjere sadržaja koji vam smetaju u njezinom profesionalnom ili osobnom životu, jasno stavite do znanja da nešto govorite samo iz zabrinutosti, a ne da je sudite.

Možete li ignorirati nekoga ko vas "prijatelji"?

Post: Da. Sigurnost je davanje nekoga kome ne vjerujete u potpunosti u osobne podatke.
Blecher: Ako ljudi u vašoj mreži mogu objavljivati ​​i pregledavati fotografije i smiješne komentare o vama, najbolje je ograničiti pristup osobama koji su vam zaista prijatelji.
Smith: Naravno! Ako je to netko koga viđate prečesto da bi ignorirao zahtjev, jednostavno joj recite da pokušate zadržati nizak profil na mrežnim stranicama i ostavite to pri tome.

Treba li uvijek prihvatiti zahtjev kolege na web stranici za profesionalno umrežavanje?

Post: Zapravo ovisi o tome koliko dobro poznajete osobu koja je podnijela zahtjev. Vaš je profil snimak vaše profesionalne slike, tako da bi vaše internetske veze uvijek morale biti od koristi samo vašoj karijeri.
Blecher: Nije nužno. Osoba koja vas pita trebala bi vas dobro upoznati da biste imali osjećaj hoćete li se pridružiti njezinoj mreži ili ne prije nego što joj pošalje pozivnicu. Ako vas ne poznaje, ali želi, ne bi se trebala slijepo pokušavati povezati preko jedne od tih mreža. Morala bi zatražiti međusobni kontakt da vas upozna bilo zasebnom e-mailom ili osobno.
Smith: Budući da prihvaćanje može pružiti podatke o vama i svim vašim kontaktima bilo kome u mreži druge osobe (i njihovim kontaktima itd.), Bolje je ostaviti zahtjev neprestano na čekanju.

Postoji li pristojan način korištenja poziva na čekanju?

Post: Ovisi s kim razgovarate. Baka bi vam mogla smetati ako je koristite, ali prijatelj bi vjerojatno bio u redu s njom. Ako trebate preuzeti poziv, izvinite se i odmah kažite drugoj osobi da morate nekoga čekati na drugoj liniji i trebate mu se javiti.
Forni: Tamo je. Ako ste na društvenom pozivu i postoji vjerojatnost da će vas prekinuti klijent ili suradnik, a posebno vaš šef, recite svom prijatelju na početku razgovora da ćete, ako dobijete drugi poziv, morati preuzeti to.
Lisica: Odluku donosite na temelju s kim razgovarate. Suprotno tome, ako ste prvi pozivatelj i predugo vam ostaje da visite, spustite slušalicu. Važno je i vaše vrijeme.