11 tajni objavljivanja loših vijesti na poslu

Dajte povratne informacije brzo, ali ne odmah.
Ne čekajte godišnji pregled da biste ukazali na područja poboljšanja. Brzo privucite pažnju na probleme kako bi vam detalji bili svježi. Dan nakon incidenta je ono slatko; malo vremena uguši previše vruće emocije i omogućava vam da se pripremite i budete promišljeniji svojim riječima. "U ovom trenutku obje strane će imati snažniju, manje korisnu reakciju", kaže Jennifer Porter, upravni partner Boda grupa, tvrtka za razvoj rukovodstva i tima Godišnji ili tromjesečni pregledi trebaju obuhvaćati ciljeve i usredotočiti se na povratne informacije budućnosti - na primjer, ono što netko treba učiniti više manje za napredovanje u karijeri („Ako biste postali stručniji u analizi podataka, vidim vas kako skačete na sljedeće Razina”).

Sjetite se svoje namjere.
Razmislite zašto želite dijeliti povratne informacije. "To radite jer želite pomoći osobi da uspije", kaže Porter. Tada se može osjećati manje dobronamjerno od toga - možda mislite da trebate samo suzbiti loše navike ili popraviti neuredan rad - ali bilo kakve povratne informacije pomažu vašem timu da uči i raste. Vi također želite zaraditi njihovo povjerenje. "Ako ne dostavite povratne informacije, netko drugi neće i možda neće obaviti tako dobar posao kao što biste imali", kaže Freyan Billimoria, direktor odjela za ljude Skillshare, internetska zajednica za učenje. Tijekom razgovora izrazite svoju namjeru. Reci: "Govorim vam to jer me brine o vama i želim da budete što učinkovitiji."

Razmislite o sadržaju, a ne o isporuci.
Mnogi se menadžeri brinu o tome kako će ublažiti udarac, umjesto onoga što će reći, kaže Porter. "To je poput pripreme za govor i fokusiranja na ono što ćete odjenuti, a ne na sadržaj prezentacije", napominje ona. Zapitajte se: "Koja je moja temeljna poruka? Što se nadam da će ova osoba oduzeti razgovor? Što želim sljedeće? ”Zapišite što ćete reći i vježbati pod tušem ili od pouzdanog kolege. Uključite u ponašanje ili djelovanje, umjesto da razgovarate o osjećajima i dajte konkretne primjere, poput "Primijetio sam da ste šest puta prekidali ljude na tom sastanku" (nasuprot "Nepristojan si suradnici”).

ODNOSE: Evo točno kako dobiti fleksibilan raspored na poslu

Započnite s pitanjem.
Rasprava bi trebala biti dijalog, a ne monolog. Recite: "Volio bih razgovarati s vama da podijelim neke povratne informacije. Je li to u redu? "Ljudska je narav reći" da ", ali traženjem dopuštenja možete ojačati vezu, kaže Porter. Druga taktika: Neka druga osoba vodi razgovor. Reci: "Volio bih razgovarati s tobom x. Što mislite, kako je prošlo dobro? Što mislite da niste? "Dajte svom zaposleniku vrijeme da odgovori. "U mnogim slučajevima oni već znaju gdje padaju", kaže Fran Hauser, autor knjige Mit o lijepoj djevojci ($16; amazon.com). "Kada razgovor zamišljate kao suradnju umjesto kritike, ton je podržavajući."

Koristite manje riječi.
Budite što je moguće precizniji. Nejasne ili klišeizirane fraze („Morate raditi na vašoj prisutnosti izvršne vlasti“) ili povratne informacije prekrivene šećerom zbunjuju slušatelja, povećavajući vjerojatnost da će vam u potpunosti nedostajati. "Ako koristite 100 riječi za reći da je netko propustio rok, pretjerano objašnjavate", kaže Porter. I nakon što napunite riječi za punjenje i omekšivače ("znam da ste preopterećeni"), povratne informacije počinju osjećati da su osobne i pristranosti mogu ući u njih, kaže Billimoria. Umjesto toga, pređite na stvar i spomenite što ste opazili. Reci: „Primijetio sam da smo propustili rok za posljednja dva izvještaja. Što se dogodilo?"

Ne spuštajte svoju poruku.
Uobičajena navika pijenja negativnih povratnih informacija između dviju kriški pohvala može biti instinktivna, ali to je jedna od najvećih pogrešaka koje menadžeri čine, kaže Billimoria. Sakrivanje povratnih informacija unutar komplimenata za izbacivanje izvlači snagu iz vaših riječi. „Ljudi to vide; tada će odbaciti pozitivne, pričekati negativne i neće vjerovati onome što imate za reći, ”kaže Porter. Ono što možete učiniti biti ljubazni, ali izravni: povratne informacije izrazite pozitivno, kaže Hauser. Reci: "Mnogo je dobro, ali imam konstruktivne povratne informacije o nekim stvarima koje je potrebno poboljšati" ili "Imam nekoliko savjeta koji bi vam mogli pomoći."

ODNOSE: Dovoljno se borite s pristiglom poštom pomoću ovih savjeta za upravljanje e-poštom od profesionalca

Navedite kontekst.
Zašto vas je briga ako netko dostavlja posao kasno? Ili prezentacije ne oblikuju savršeno? Odgovori vam mogu biti očigledni, ali zaposlenik mora razumjeti zašto stoji iza vaših povratnih informacija. Pokušajte staviti određene bilješke unutar veće slike - na primjer, "Kad naš odjel kasni s poslom, to utječe i na druge timove" ili "Kad su vaše financije izgleda neusklađeno, može pružiti ljudima nedostatak povjerenja u vaše brojeve. "Objašnjenje zašto su vaše povratne informacije važne, kaže Hauser, može vam olakšati isporuku i čuti.

Budite suosjećajni.
Teško je primati kritičke komentare. "Nije važno koliko ste vješti u pružanju povratnih informacija. To još uvijek kuca ", kaže Porter. Ne budite pretjerano oštri, slušajte perspektivu druge osobe i budite mirni. Također, izbjegavajte riječ "vi" ako možete. "Suptilni izbori mogu izazvati razgovor kao dijalog, a ne kao napad", kaže Hauser. Na primjer, umjesto da kažem: "Ovo je ono što mislim da ste mogli i drugačije", recite: "Mislim da je to moglo i drugačije."

Učinite to licem u lice.
Donošenje teških vijesti putem e-pošte ili telefona primamljivo je, ali osobni sastanak (ili preko Skypea ili FaceTimea) je učinkovitiji, kaže Hauser. Omogućuje vam čitanje međusobno neverbalnih znakova i emocionalnih namjera. "Biti licem u lice jedini je način da se osigura da druga osoba može osjetiti vaše suosjećanje", kaže Hauser. Također, ako ne možete vidjeti svog zaposlenika, bit će teže razaznati jesu li uznemireni zbog toga ili čak obraćaju pažnju na to što govorite. "Sjednite ravno i održavajte kontakt očima, ma koliko to bilo teško", kaže Hauser.

Imajte plan praćenja.
Zatvorite razgovor raspravom o sljedećim koracima. Pitajte kako vam mogu biti korisni i zajedno odlučite kada biste trebali razgovarati ponovo (danima, tjednima ili mjesecima kasnije, ovisno o problemu). Zatim se javite nakon dan ili dva da vidite kako se druga osoba osjeća. Prirodno je da primatelj povratnih informacija odstupi malo ranjen od razgovora, čak i ako je bio produktivan, kaže Porter. "Morate ljudima dati vremena da obrade", kaže Billimoria. "Ključ za jake veze vraća se u petlju." Kada to učinite, dobit ćete povjerenje, što će sljedeći put olakšati dijeljenje povratnih informacija.

Ne zaboravite također dati puno pohvala.
Neka pozitivne povratne informacije budu dio vaše rutine - nemojte je samo ugurati u neugodne razgovore. Poanta nije samo u planu ljudi ili dodijeli svima trofej; pozitivne povratne informacije profesionalno su sredstvo za razvoj. Prije svega, to je konstruktivno - korisno je da ljudi znaju što rade dobro kako bi mogli nastaviti to raditi. Drugo, pomaže u stvaranju kulture koja je otvorenija i tolerantnija za povratne informacije, kaže Porter. Budite i ovdje konkretni. Recite, „Jako mi se sviđa način na koji ste riješili taj izazov“ ili „Cijenim to što ste razgovarali s drugim odjelima kako biste dobili njihovu kupovinu.“ I izgovarajte to često. "Za svaki dio kritike trebali biste dati najmanje pet pohvala", kaže Hauser. "Ovo vodi ljude do mjesta gdje žude za povratnim informacijama."