5 Savjeti za upravljanje e-poštom

Svaki je proizvod koji predstavimo neovisno odabrao i pregledao naš urednički tim. Ako kupite pomoću uključenih veza, možemo zaraditi proviziju.

1. korak: Stvaranje mapa

Kada svoj in-box koristite kao zadanu pohranu, on brzo postaje digitalna ladica za smeće, što pronalazi ono što trebate, kaže Peggy Duncan, stručnjak za osobnu produktivnost u Atlanti. Znate da možete ručno sortirati poruke u mape, ali jeste li shvatili da možete postaviti filtre koji automatski usmjeravaju poruke do njihovih domova? Na primjer, obavijesti s Facebooka mogu ići izravno u mapu Social Media. (Gmail to radi automatski, ali vi možete postaviti sličan sustav s ostalim uslugama e-pošte.) Još jednom E-poruke jedne vrste, poput biltena, grupirane su u vlastitoj mapi, možete ih izbrisati s jednom klik. Broj mapa s kojima radite i kako ih imenovati ovisi o vašim potrebama.

2. korak: Priložite samo 20 predmeta u vašem okviru

Da, ozbiljno. Dvadeset e-mailova znači da možete vidjeti svoj čitav spremnik bez pomicanja. Čim obrađujete poruku, podnesite je ili je obrišite. U pristigloj pošti pripadaju samo poruke iz prošlog tjedna na koje još morate odgovoriti.

3. korak: Pridržavajte se rasporeda

Čitanje e-maila usporava produktivnost. Za profesije u kojima je stalna komunikacija ključna, uspostavljanje rasporeda možda nije realno. Ali ako dugo i naporno gledate na svoj posao, možda ćete primijetiti da je korisno odrediti vrijeme čitanja svakih 60 ili 90 minuta. Postavljajte upozorenja u svom kalendaru sve dok niste u rutini. "Ako netko treba kontaktirati s vama, nazvat će", kaže Marsha Egan, autorica knjige Inbox Detox i navika izvrsnosti e-pošte ($20, amazon.com). Ako na telefonu prelistavate e-poštu, označite one koje trebate pratiti kao nepročitane kako ne biste kasnije zaboravili odgovoriti.

4. korak: Organizirajte se prije nego što pročitate

Na početku svake zakazane sesije e-pošte razvrstajte po pošiljatelju da biste uočili poruke VIP-a (šefa, učitelja vašeg djeteta), a zatim skenirajte redove predmeta i izbrišite očiti smeće.

Korak 5: Odgovorite strateški

Možete li napisati za dvije minute ili manje? Učinite to odmah, kaže Egan. Ako e-mailu treba više vremena, označite ga kako biste mogli rukovati tijekom zakazanog prozora kasnije tog dana ili sljedećeg jutra. Bojite li se da će dugi odgovor dovesti do izvučenog lanca e-pošte? Vrijeme je da podignem telefon.

Insider tehnički trikovi

Poboljšajte život e-pošte pomoću ovih malo poznatih alata koje su predložili IT stručnjaci kod tri vodeća davatelja usluga e-pošte.
Gmail: Poništi slanje
Niste htjeli pogoditi Send? Imate 30 sekundi da vratite taj e-mail. Dakle, krenite dalje!

Kako da: Idite na Postavke, a zatim Labs, a zatim kliknite Uključi u odjeljku Poništi slanje. Fijuk!
Yahoo: Adresi za jednokratnu upotrebu
Ako mrzite da svoju e-mail adresu nasumičnim web lokacijama stvorite alternativnu adresu koja usmjerava poruke u vaš stvarni in-box. Ako rezervna adresa postane neželjena pošta, jednostavno je možete izbrisati.

Kako da: Idite do zupčanika u desnom kutu i kliknite na Postavke, pa Sigurnost, a zatim adrese za jednokratnu upotrebu.
Outlook.com: Pomesti
Ova značajka omogućuje vam da smetate svaku poruku u in-boxu od jednog pošiljatelja (recimo, vašeg bivšeg ili Groupon).

Kako da: Otvorite jednu od pošiljateljevih e-mailova, kliknite Sweep na vrhu zaslona, ​​a zatim pritisnite Delete All From.