Savjeti za upravljanje e-poštom od tvrtke Productivity Pro

Svi se oslanjamo na e-poštu za trenutnu prepisku - i jamstvo da je naš Amazon paket u stvari na putu - ali sigurno je reći da je pogled na pretrpan pretinac pristigle pošte neposredan stres. Redovita provjera e-pošte svakodnevni je zadatak kojeg je nemoguće izbjeći, i bez obzira koliko marljivi bili u odgovoru na „odgovorite svima“, održavanje urednog sandučeta lakše je reći nego učiniti.

ODNOSE:Kako napisati e-mailove na koje se zapravo dobijaju odgovori

U pokušaju boljeg upravljanja našim nepristojnim pretinacima pošte, pitali smo stručnjak za produktivnost i osnivač Inkwell Pressa, Tonya Dalton, kako bi podijelila svoje vrhunske e-pošte za uštedu vremena koja će nas toliko približiti Inbox Zero-u.

1. Odjednom provjerite ima li samo 15 minuta

Prema Daltonu, možeš povećajte svoju produktivnost provjerom e-mailova ukratko, 15-minutna rafala. "Iznenadili biste se koliko e-mailova možete pročitati i odgovoriti na njih u kratkom vremenu kada provjerite ulaznu poštu u paketima", kaže ona. "Ključno je postaviti timer, tako da znate kada je vaše 15 minuta isteklo i kada je vrijeme da se prebacite na drugi posao."

2. Nemilosrdno odjavite

Pojedinačno brisanje nevažnih biltena i obavijesti o prodaji može isključiti iluziju produktivnost, ali pucanje kroz istu neželjenu poštu iz tjedna u tjedan samo vam povećava e-poštu neučinkovitost. "Prema zakonu, svi bilteni moraju sadržavati vezu za odjavu", kaže Dalton. "Uzmite vremena da kliknete na ovu vezu i da pošaljete svoj zahtjev za odjavu. To je investicija od 10 sekundi koja će se isplatiti u obliku pristigle pošte. "Dalton također primjećuje da aplikaciju ili uslugu za odjavu iz e-pošte nije potrebno riješite svoje mape pristigle pošte. "Mnogi od tih programa zapravo prodaju vašu adresu e-pošte drugim tvrtkama kako bi ih zadržali u poslovanju", dodaje ona.

3. Dodirnite E-poruke samo jednom

Dalton predlaže da poduzmete mjere čim otvorite poruku razmatrajući 5 D: Učiniti, delegirati, izbrisati, odgoditi i odrediti. "Brzo napravite e-poštu za koju je potrebno manje od dvije minute i delegirajte one koji zahtijevaju djelovanje od strane nekog drugog", kaže ona. Odmah odjavite pretplatu i izbrišite poruke koje ne zahtijevaju nikakvu radnju te odgodite one obavijesti kojima je potrebno više od dvije minute. Na kraju, datoteke e-pošte koje sadrže relevantne podatke umetnite u zasebnu mapu kako biste ih lakše mogli postaviti u budućnosti.

4. Nacrtajte odgovor na konzerve

Ako primite više poruka koje sadrže slične zahtjeve, Dalton savjetuje pisanje zadanog konzerviranog odgovora, koji možete prilagoditi i izmijeniti uz svaki odgovor e-pošte. "Spremite zadani odgovor kao jedan od svojih potpisa e-pošte kako biste lako automatski ispunili tijelo svojih e-poruka", kaže ona.

5. Stvorite Alias ​​račun za sortiranje pošte

Mnoge platforme e-pošte (uključujući Gmail) omogućuju vam stvaranje alias računa koji svi ulaze u jednu pristiglu poštu. "Postavljao sam svoje pseudonimske račune za unos u jednu mapu", kaže Dalton o taktizi koju koristi organiziranje računa i drugih kritičnih financijskih dokumenata. "Ne bavim se nijednom takvom e-mailom do petka ujutro, kada posvećujem vrijeme da sjednem i sredim sve svoje financije."