Kako dati negativne povratne informacije svom šefu

Evo problema u karijeri koji pokreće brojne profesionalce: davanje negativnih povratnih informacija šefu ili drugom pretpostavljenom. Vjerojatno ste primili svoj udio povratnih informacija od viših prozora - i dobrih i ne baš dobrih, ali nadamo se da su svi korisni. Možda ste čak i stigli do točke u karijeri u kojoj vodite tim kojem neprestano nude zdrave pohvale i kritike. I kao neugodno konfrontacija je za puno ljudi, čini se da barem dva gornja scenarija slijede prirodni poredak stvari: superiorni daje povratne informacije onima koji rade pod njima.

Što se onda događa ako morate voditi svog menadžera? Šef vas može otvoreno zamoliti da precizirate što mogu poboljšati - i ostaviti vas potpuno vezanim za jezik. Ili, još teže gutati, možda ćete se naći u položaju u kojem je potrebno davanje negativnih povratnih informacija, bez obzira na to je li vaš menadžer to zatražio ili ne. Izgleda kao zamka - proklet ako to učiniš, proklet ako ne - ali dok se profesionalno ponašaš, izaći ćeš s druge strane (obećaj). I hej, mogućnost pružanja konstruktivne kritike mogla bi ih čak i impresionirati i

pomoći da budete unaprijeđeni niz liniju.

Stručnjak za etiketu Jodi R.R. Smith, predsjednik Mannersmith savjetovanje za etiketu i autor časopisa Knjiga etiketa: cjeloviti vodič za moderne načine ($10; amazon.com), dijeli najveće pogreške koje treba izbjegavati ako ponudite svoja dva centa nadređenom.

Pogreška br. 1: davanje nepoželjnih povratnih informacija.

Loš plan bacati oštroga kritičara. "Nemojte pretpostavljati da vaš šef želi vaše mišljenje ako to nije službeno zatraženo." Kaže Smith. (A ovo nije samo uredska politika, svako pravilo-ima-ima-ega; nekakvo pravilo; neželjene povratne informacije teško je da ih bilo tko primi.) Ako još uvijek imate nešto što trebate reći, počnite pitati svog šefa želi li neke povratne informacije. Smith predlaže da se tema proširi na nešto poput: "Mi radimo zajedno već četiri mjeseca i primjećujem neke trendove. Biste li otvoreni za neke ideje o kojima razmišljam? "Najgore što bi mogli reći je" ne ", u tom slučaju", to je vaš odgovor ", kaže Smith, tako da biste to trebali ostaviti (bar zasad).

Neželjene povratne informacije još su manje dobrodošle kada su usmjerene na njihov stil upravljanja ili osobnost, nasuprot određenoj poslovnoj odluci ili strategiji - jer je mnogo više osobna. Ako otvore pod za vaša mišljenja o njihovom cjelokupnom stavu, postupanju prema vama (i ostalim suigračima) ili o njihovoj posebnoj metodi rada, postupite oprezno. Pristupite tome kako je nešto napravljeno vas osjetite (koristeći korisne izjave "ja"), navedite konkretne primjere i dođite s prijedlozima za poboljšanja (do kojih ćemo doći za minutu).

Pogreška br. 2: Ne postavljanje vremena točno.

Odredite određeno vrijeme za razgovor licem u lice, samo vas dvoje. "Na većini radnih mjesta pružanje povratnih informacija šefu trebalo bi biti formalni sastanak", kaže Smith. "[Provjerite je li vaš šef zainteresiran da čuje povratne informacije prije nego što zakaže određeno vrijeme za razgovor. Ako ste u nedoumici, bolje je biti formalniji nego ne, ali čak i na povremenom radnom mjestu nemojte kritizirati šefa pred drugima - a nikada pred klijentima. "

Pogreška br. 3: Ne postavljanje pitanja.

Jedna od strategija koja Smith preporučuje je "biti novinar." Umjesto da optužujete i izjavljujete mišljenja kao činjenice, postavljajte bolja pitanja. Razmislite o tome što vam može nedostajati ili kako se možete poboljšati u svom kraju. "Moglo bi postojati nešto što vaš šef radi iz razloga kojeg još uvijek ne razumijete."

Na primjer, vaš šef može nastaviti davati značajnije zadatke svom kolegi, što mu se čini kao da imate lošiji učinak ili da biste se osjećali osobno oskudnim. Ali vaš menadžer možda ne shvaća da čitate situaciju na taj način. Možda vas zaobilaze s dobrim razlogom, poput olakšavanja posla, tako da možete nešto preuzeti još uzbudljivije, ili zato što nisu shvatili da ste zainteresirani za projekt takve prirode. Vaš je posao proaktivno pitati: "Mogu li nešto učiniti da zaradim X ili Y odgovornosti? Volio bih biti više uključen u napred, "a ne:" Uvijek dajete drugim ljudima bolje projekte i čini mi se da mi se ne sviđaju mnogo. "Vidite razliku?

Pogreška br. 4: Dolazite bez prijedloga ili rješenja.

Dobar menadžer cijenit će izvještaj koji je odvojio vrijeme ne samo za promatranje točaka boli, već i za pronalaženje mogućih rješenja. Dođite na ovaj sastanak kao rješavanje problema, a ne samo kao problem. To pokazuje da vaše namjere nadilaze prosto prigovaranje pritužbi - tu ste da popravite ili poboljšate nešto što ometa vašu izvedbu.

Šalje li vaš šef zbrkane, zbrkane zadatke e-pošte i očekuje li ih da ih dešifrirate čitajući između redaka? Pokušajte pitati: "Možete li poslati ono što trebate od mene u obliku bilješke, putem e-pošte? Najbolje radim s jasnim konturama i želim biti siguran da ispravno odgovaram na sve vaše zahtjeve. "I izbjegavajte rekavši: "Vaše upute za e-poštu nikad mi nemaju smisla, zbog čega nikad niste zadovoljni mojom raditi."

Pogreška br. 5: optužujući.

Jasnoća, empatija i diplomacija bit će vaše najveće bogatstvo u ovoj situaciji. Važno je doći do točke jasno i brzo, ali nemojte bacati pištolje. Pazite na svoje riječi i govor tijela: "Ako se vaš šef složio čuti vaše povratne informacije, pažljivo odaberite riječi", kaže Smith. "Izbjegavajte doslovno ili figurativno usmjeravanje prsta i održavajte glas miran i ujednačen."

Čuvajte se jezika koji vas postavlja kao stalnu žrtvu. Nemojte reći: "Nikad niste dostupni za susret sa mnom, i uvijek vas ometaju ako se / kada sretnemo." umjesto toga, pokušajte: "Najviše koristim od neprekidnih sastanaka licem u lice, čak i ako se radi o 15 minuta svaka dva tjedni. Znam koliko ste zauzeti, ali biste li bili otvoreni za redovitije zakazivanje redovitog one-one-one? Rado bih ih postavio na kalendar. "

Pogreška br. 6: Ne vježbanje unaprijed.

Da biste bili sigurni da je vaša isporuka profesionalna i prikladna, a istovremeno dobivate poantu, uzmite neke bilješke i vježbajte što ćete reći. "Možda želite izvršiti probno trčanje s nekim u uredu kojem vjerujete", preporučuje Smith. Što ste više upoznati s onim što želite reći, lakše će vam to proći kad dođe vrijeme za igru.

ODNOSE: Kako se kretati u 6 napornih radnih situacija - plus znakovi da je vrijeme za posjet HR