7 zapovijedi etiketa e-pošte koje bi svi trebali slijediti

"Nemojte odgovarati na sve, osim ako svaka pojedinac na listi distribucije ne mora znati što trebate reći", kaže Aimee Symington, izvršna direktorica Finesse Worldwide-a. Predlaže da pregledate imena na popisu i da odgovarate samo onima koji zapravo trebaju vaš odgovor. To može značiti odgovor samo pošiljatelju ili trojici od sedam primatelja. A ako vaš menadžer ili kolega žele biti kopirani na nešto, poštujte njezin zahtjev.
Promišljeni odgovori mogu uštedjeti drugima vrijeme. „Bilo da se radi o poslovnim ili društvenim razlozima, ljudi će se početi nervirati nizom beznačajnih e-poruke jer ih moraju zaustaviti kako bi ih otvorili ", kaže Diane Gottsman, osnivačica protokolarne škole u Teksasu. Stoga razmislite dvaput prije nego što svi odgovorite sa "Ne mogu uspjeti", sljedeći put kad budete pozvani na ručak.

Dobra tema tema pomaže primateljima da daju prednost e-pošti, kaže Lizzie Post, suvoditeljica podcasta Awesome Etiquette. Što god učinite, ne ostavljajte to prazno. Kad sastavljate temu, napravite je specifičnom i sažetom te pazite na svoj pravopis i gramatiku. "To je prvo što osoba primijeti", kaže Post.

ODNOSE: Organizirali ste svoj radni život u 5 jednostavnih koraka
Budući da linija predmeta treba odražavati sadržaj e-pošte, stručnjaci preporučuju ažuriranje retka teme kako razgovor teče. Izbjegavajte retke predmeta koji bi mogli umanjiti hitnost e-pošte (pomislite: "brzo pitanje" na naslov a veliki problem na radu) ili navesti nekoga da propusti poruku za koju misli da je već pročitala, objašnjava Gottsman. Predlaže da započnete novu nit ako se poruka e-pošte udaljila od izvorne poruke.

Iako se stručnjaci ne slažu s odgovarajućim vremenom odziva za e-poštu, oni se slažu da gotovo svaki email zaslužuje odgovor. Ako vam je dovoljan jednostavan odgovor ("Shvatio sam, hvala" ili "Zvuči kao dobar plan"), pokušajte odgovoriti čim pročitate e-poštu.
Ponekad će e-pošta zahtijevati informacije koje bi mogle potrajati nekoliko dana, ali to ne znači da ljudi ostavljate da vise. "Obavijestite ih kako ste primili e-poštu i vratit ćemo se kad budete mogli", kaže Symington.
I ne zaboravite koristiti poruku automatskog odgovora ako putujete ili izvan ureda, dodaje ona, pa drugi znaju da nisu trebali očekivati ​​odgovor.

"Obavezno proslijedite pravim ljudima iz pravih razloga", kaže Post. Prije nego što proslijedite, procijenite osjetljivost sadržaja - koji uključuje privitke i imena i podatke za kontakt za sve koji su povezani s porukom. Neki bi radije da im kontakt podaci ostanu privatni. Ako nit sadrži previše detaljnih točaka rasprave, započnite svježu e-poštu.

ODNOSE: Kako riješiti 5 izuzetno neugodnih situacija suradnika

Svi smo bili tamo. Virus se uhvati i prije nego što to saznamo, spamali smo djeda s vezama zbog kojih bi se netko mogao pocrvenjeti. Ako primite nešto što je očito virus, obavijestite žrtvu koja možda nije tajna onoga što se događa. "Samo reci:" Htio sam vam reći da se to događa ", kaže Symington. "To je lijepo učiniti."

Želite li osobno ostaviti dobar dojam, pa zašto ne biste svoju osobu e-pošte držali istog standarda? "E-pošta je odraz vas i trebalo bi je pisati poput pisma više od teksta, a pritom još uvijek imajte na umu kratkost", kaže Symington. Provjerite pravopis, gramatiku i interpunkcijske znakove. Sve kape ukazuju na to da vičete, a mala slova ukazuju na to da ste lijeni. Previše fontova, boja i osmijeha može biti iritantno, dodaje ona.
Budite ljubazni bez pokušaja pretjerivanja s humorom. "Grešite na oprezu, čak i ako imate smisla za humor", kaže Gottsman. E-pošta se previše često zbuni i ne želite se isprofilirati kao neprofesionalan, jer netko ne želi vašu šalu.

Jedna je stvar ako jedete ležerni obrok s drugom osobom (a noć je sutra, a apsolutno ne provjeravajte e-poštu na večeri, piše Post. Što se tiče sastanaka u uredu, ovisi. Ako kolege donose telefone ili prijenosna računala u konferencijske prostorije za pristup e-pošti za vrijeme sastanaka, onda je to vjerojatno dobro. "Imajte na umu da će se kultura tvrtke odnositi prema različitim e-poštu", kaže ona. "Znajte prirodu e-pošte na svom poslu kako biste bili primjereni."