Organizirajte svoj radni život u 5 jednostavnih koraka

Procijenite e-poruke koje dobijate svaki dan. Dobivanje biltena ili ažuriranja koja vam ne služe? Odjavite se, kaže savjetnik za produktivnost Carson Tate, osnivač konzultantske tvrtke za produktivnost Radi jednostavno. Ako će vam trebati manje od nekoliko minuta za e-poštu, učinite to odmah, čak i ako to znači brisanje ili arhiviranje. Ako odgovor treba više uključiti, pokušajte promijeniti naslov predmeta u akciju. „Recite da sam dobio e-poštu o reviziji PowerPoint prezentacije. To je moj korak akcije koji upišem u naslovnu temu, tako da ne moram ponovno čitati e-poštu ", kaže Tate. Može li vaš poslužitelj e-pošte automatizirati određene stvari koje često radite? Pretvorite uobičajene odgovore u potpise ili pokušajte automatski podnošenje: "Pravilo u Outlooku možete automatski napisati premještajte poruke iz izravnih izvještaja u mapu datoteka, "kaže Tate," što je sjajno za pronalaženje stvari kasnije."

Stavite sve što radite u digitalni kalendar - uključuje sastanke, da, ali i odvojite vrijeme za ručak. "Kalendar je vizualna manifestacija vašeg vremena i trebali biste ga koristiti kao plan za svoj dan, a ne kao mjesto da drugi planiraju vaš dan", kaže John Zeratsky, koautor

Cilj je smanjiti labave papire na vašem stolu, kaže Rasmussen. (Da biste još više smanjili nered, skenirajte dokumente koje želite zadržati i izradite Google vožnja mapu za datoteke kako biste im mogli pristupiti bilo gdje.) Poredajte papire u kategorije na temelju toga trebate ih pročitati, podnijeti ih, poslati na zahtjev, nazvati nekoga ili ići na internet da biste ga pratili gore. Osjećate li se preplavljenim od svih papira? Odaberite samo jedno područje radnog prostora - može biti jednaka jedna ladica ili jednaka cijeloj radnoj površini - i očistite sve što vam ne treba. Ponavljajte na više područja dok ne prekrivate cijeli ured.

Posudite organizacijsku strukturu pametnih telefona. Slične aplikacije (mislite da su zdravstvene usluge ili aplikacije za kupovinu) mogu se grupirati u mape. Tate predlaže da ga koristite kao vodeći princip za organiziranje vaših računalnih datoteka. Dodavanje datuma imenima mapa također može biti od pomoći; ovo je pravo vrijeme da provjerite smjernice o zadržavanju digitalnih zapisa vaše tvrtke i otkrijete koliko dugo trebate spremiti dokumente i što možete smeća. Za dokumente koje čuvate "razmislite o tome kako i kada ih dohvatite", kaže Tate. Datoteke koje često koristite trebaju biti lako dostupne. "Da biste imenovali datoteke za sustav za preuzimanje, pogledajte dokument i zapitajte se:" Što je prva stvar Kad se pogledam s tim dokumentom, pomislim na ono što mi prvo padne na pamet ime je vaše datoteke ", rekla je kaže.

Lauren McGoodwin, osnivačica i izvršna direktorica Karijera Contessa, web mjesto za karijeru za žene, predlaže pisanje zadataka sljedećeg dana prije nego što napuštate ured svake večeri. „Nastojim da svoje zadatke postavim u razine prioriteta. Podijelim ih na „visoki prioritet“, „lake pobjede“ i „mogu čekati sljedeći dan“, kaže ona. Na taj način pomaže joj da uključi osobne dosjee, poput vježbanja, jer može vidjeti kada će imati džepova vremena. Da li ćete svoj popis učiniti digitalnim ili analognim, ovisi o vama. Neka istraživanja pokazuju da pisanje zadatka može učiniti da je veća vjerojatnost da ćete ga postići. Tate kaže da preferira digitalne popise jer može biti teško konceptuizirati buduće projekte ako nemate fizički prostor za njih u svom planeru papira; lako možete digitalno pratiti buduće mjesece i godine.