Kako napisati učinkovite e-poruke na poslu

Ako ste ikada primili e-poruku od kolege s previše detaljnim uputama, zbrkanih zahtjeva ili put uključujući previše nepotrebnih primatelja, znate važnost učinkovite komunikacije e-poštom na poslu. E-poruke poslane bez organizacije ili razmišljanja mogu zapravo ometati tijek rada, općenito nervirati ljude i uzrokovati pogrešno komuniciranje na koji se inače mogu izbjeći.

Pa kako napraviti jasan, učinkovit e-poštu koji postiže pravu ravnotežu između detaljnih i sažetih; onaj koji pogađa sve prave teme za sve prave ljude koji su uključeni? Prvo morate znati kada nešto treba poslati putem e-pošte - za razliku od izravne poruke, osobni sastanak, ili telefonski poziv. E-poruke idealne su za slanje duljih popisa uputa, prijavu na projekt ili dijeljenje datoteka. Komunikacija putem e-pošte osigurat će i pismeni zapis svih važnih razgovora na koje ćete se morati kasnije obratiti. Evo šest stvari koje svi učinkoviti pisci e-pošte rade prije nego što pritisnu „pošalji“.

1. Maksimizirajte liniju predmeta

Prvo trebate prilagoditi liniju teme poruci i / ili vašem odgovoru. Pišete li nekome tko vam je poslao e-poštu prošlog tjedna? Nemojte podizati staru nepovezanu poruku i pritisnuti "odgovor" - vaš je primatelj zaboravio upravo ono što vam je napisao prije tjedan dana. Pomozite im orijentirati se i sastavite odgovor sa svježim retkom teme koji odražava ili novu temu ili vaš odgovor na njihovu poruku (recimo, „Pozadina informacije o našoj najnovijoj klijentici, Jane Doe "ili" Smjerovi do naše nove kuće u Clevelandu "), kaže Peggy Duncan, stručnjakinja za osobnu produktivnost u Atlanta. Manje je vjerojatnosti da ćete zbuniti primatelja i vašu će se poruku lakše naći kasnije.

Drugo, budite konkretni. Na primjer, evo loše / nejasne teme: „Sastanak osoblja“. Sada, evo i boljeg: „Molim vas, priložite ovaj prilog u 14:00. sastanak osoblja. "Kad uključite Pojedinosti, poput radnje koja je potrebna ili detalja gdje i kada, primatelju pomažete da trenutačno procijeni važnost vaše poruke, kaže Marsha Egan, autor od Inbox Detox i navika izvrsnosti e-pošte ($20; amazon.com). Također će im pomoći da pamte dovršiti potrebni zadatak.

Niste sigurni što bi trebao biti predmet? Razmislite o ključnim riječima koje biste koristili ako biste kasnije morali pronaći e-poštu, kaže Nick Morgan, autor Možeš li me čuti? Kako se povezati s ljudima u virtualnom svijetu ($11; amazon.com).

2. Navedite detaljne upute

Jasnoća pisanih uputa može povećati ili prekinuti učinkovitost radne e-pošte. Ako dodijelite odgovarajuće zadatke grupi ljudi, razdijelite ih po osobi i upotrijebite bodove kako bi svi točno znali za što vam treba pomoć.

3. Pažljivo odaberite primatelje

Napišite e-poštu prije dodavanja primatelja, kaže Vanessa Van Edwards, autorica knjige Oduzeti nauci o uspjehu s ljudima ($12; amazon.com). To ne samo da će spriječiti užasno slučajno slanje, već će vam omogućiti i dodavanje primatelja na temelju sadržaja e-pošte. Želite li izbjeći one duge lance s višestrukim elektronskim porukama? Ako trebate nekoliko ljudi da biste nešto komentirali, kao što je dokument, razmislite o stvaranju dijeljenja datoteka (kao što je Google Doc), gdje svi mogu predložiti promjene u jednom prostoru bez slanja tisuće e-pošte.

ODNOSE:Sve što biste trebali (a ne biste trebali) uključiti u e-poštu izvan ureda

4. Izrežite jezik za odvodnjavanje

Pošaljite e-poštu o snafu koji treba popraviti? Umjesto da se poetizirate poezijom o tome kakav je potez ili čija je krivnja, usredotočite se na potrebno djelovanje da riješi problem. Na primjer, umjesto da kažemo: "Klijent ima problem s našom prezentacijom i to će biti teško je popraviti, "pokušajte", volio bih vašu pomoć da popravite nešto što je klijent uputio na naš poziv. "Ovo učinit će davanje negativnih povratnih informacija ili učinkovitijeg traženja neugodnih zadataka putem e-pošte.

5. Uključite upute za odgovor

Čak i kada vaš e-mail ne zahtijeva odgovor ("bit ću kod liječnika za sljedeća dva sata" ili "možete uključiti svoj prijavite sutra, a ne danas "), mnogi će se osjećati obveznima to potvrditi s" U redu "ili" Hvala. " van. "Ako se ne želite odgovoriti, na kraju poruke dodajte" Nije potreban odgovor ", kaže Duncan. "To štedi vrijeme na oba kraja i zaustavlja beskorisne e-poruke od pretrpavanja spremnika." Također, ne oklijevajte napisati "Hvala unaprijed" kada nekom postavljate pitanje. Spriječit će vas u iskušenju da pošaljete jednosmjerni “Hvala” kada osoba napiše odgovor.

6. Ne shvaćajte previše osobno

"E-poruke su za činjenice, a ne za osjećaje", kaže Egan. Zbog nedostatka glasa i govor tijela u digitalnoj korespondenciji, izvjesni lako mogu biti osjećaji - kako se osjećate prema nekom suradniku, što mislite o susjedovoj stranci pogrešno protumačio. Ako želite postaviti osjetljivo (ili manje nego pozitivno) pitanje, nazovite njih.

ODNOSE:7 zapovijedi etiketa e-pošte koje bi svi trebali slijediti

• Autor Caylin Harris

• Autor: Andra Chantim

• Autor Maggie Seaver